关于进一步做好全省劳动保障系统档案管理工作
鄂劳社发[2008]8号
关于进一步做好全省劳动保障系统
档案管理工作的通知
各市、州、县劳动和社会保障局，档案局：
根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》（鄂档〔2007〕49号）的要求，为加强全省劳动保障系统档案管理工作，提升档案管理整体水平，更好地服务于劳动保障事业，现就有关事宜通知如下：
一、充分认识档案管理工作重要性。加强档案目标管理，是深入贯彻落实《档案法》，促进档案管理规范化、制度化、科学化，提高档案服务和利用水平的重大举措，是提高机关工作效率、提升机关整体形象的有效途径。劳动保障工作涉及人民群众的切身利益，事关社会和谐稳定。劳动保障档案可以真实记录劳动保障工作的全貌，完整地展现劳动保障工作的历程。做好劳动保障档案管理工作是做好劳动保障工作的重要一环。各级劳动保障部门要从对历史负责、对人民群众负责、对劳动保障事业负责的高度，充分认识档案管理工作的重要性，切实把档案管理抓紧抓好，抓出成效。
二、明确工作目标。各级劳动保障部门要积极创造条件，实现机关档案管理工作的达标晋级，力争使90%以上的市、州、县（市、区）劳动保障档案管理工作在2008年底前达到省二级以上标准，并逐年提高档案达标水平。
三、加强组织领导。各级劳动保障部门要建立部门负责人参加的档案管理工作领导小组，领导小组办公室设在机关办公室。领导干部要带头学习、宣传、贯彻《档案法》和我省有关规定，将档案管理工作纳入重要议事日程，经常研究和解决档案管理工作中的实际问题。要将档案管理工作纳入本单位目标管理和年度工作计划，制定工作方案，加强检查督办。在开展重点工作和举办重大活动时，要将档案收集、整理作为重要环节，同布置、同实施、同考核。
四、实行档案工作集中管理。各级劳动保障部门要将档案工作归口机关办公室统一管理，负责对本部门的档案管理工作实行监督、指导。在机关办公室设立综合档案室，负责本部门各类档案资料的集中归档工作；事业单位也要设立档案室，负责在每年的二季度内将上年度档案资料向综合档案室移交。要根据工作需要，选派政治素质高、业务能力强、工作认真负责的同志为专职档案管理人员；事业单位也要明确档案专管员，形成以综合档案室为中心的档案工作管理网络。
五、加快档案管理制度建设。各级劳动保障部门要对已有的档案管理规定进行认真清理，对照《档案法》和我省有关规定的要求，并根据工作的客观需要，不断完善档案工作制度，健全档案管理办法。要建立机关文书文件材料分类方案、归档范围、保管期限表等“三合一”制度，制定本部门的档案保管、保密、利用、统计、移交制度和档案人员岗位责任制，以及档案设备保管维护、档案安全保管、突发事件应急预案等各项制度。
六、努力提高档案管理水平。各级档案行政主管部门要加强对劳动保障部门的业务指导，及时掌握劳动保障归档文件的分类管理情况、文书档案和其他档案目录数据库建设情况，帮助其进行规范化整理。要加强对劳动保障管理人员的业务培训，提高管理人员的业务素质。要指导劳动保障部门积极运用现代化的手段管理档案，做好档案管理专用软件在劳动保障系统的推广工作。各市、州劳动保障部门要加强对所属县（市、区）档案工作的统计调查、分析、指导，促进其不断改进档案管理工作。
七、注重档案的开发利用。各级劳动保障部门要充分发挥档案的利用效能，开通多条渠道，采取多种形式，设计多种检索方式，积极、主动、及时提供档案资料为领导决策和机关各项工作服务，为群众了解政策提供方便。要按照规定，按时将劳动保障档案资料移交档案管理部门，扩大档案的利用范围。要加强与有关部门的协作，实现档案资源的共享。同时，要结合修志工作的需要，注意收集、整理有关资料，为修志工作提供必要条件。
八、不断改善档案管理条件。各级劳动保障部门要加大档案管理方面的资金投入，将档案管理工作经费纳入年度预算。建立符合规范要求的档案库房。库房要与办公室、阅览室分设；设立实物（荣誉）档案陈列室。应配备档案密集架或规范的铁柜，购置专用计算机、复印机、数码照相机、扫描仪等工作设备，安装铁门、铁窗、空调机，配备除湿机、防磁柜、温湿度记录仪等防火、防盗、防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防鼠、防虫等档案防护设施。
2008年上半年，省劳动保障厅和省档案局将适时派出检查专班，对各地劳动保障档案工作情况进行抽查，各级劳动保障部门要认真做好迎检工作。请各地将贯彻落实情况，及时报省劳动保障厅和省档案局。
湖北省劳动和社会保障厅
湖 北 省 档 案 局
二○○八年一月三日